Hur man skapar e-postmallar i Microsoft Outlook

Ett av de bästa sätten att spara tid på repetitiva uppgifter är att skapa mallar. Mallen hjälper till att tillhandahålla en struktur eller form för allt innehåll. Till exempel i Microsoft Outlook kan användare skapa e-postmallar istället för att skapa e-postmeddelanden från början varje gång.

Dessa e-postmallar är användbara när de utgående e-postmeddelandena har samma innehåll eller liknande struktur. För att skapa en e-postmall på Microsoft Outlook kan användare antingen använda funktionen Snabbdelar eller tillägget Mina mallar. Så här fungerar det:

Skapa e-postmall med Quick Parts i Microsoft Outlook

Quick Parts är ett galleri i Microsoft Outlook som innehåller återanvändbart innehåll som text och bilder. Användare kan enkelt välja dessa objekt och infoga dem i e-postmeddelanden, mötesförfrågningar, uppgifter etc. Så här använder du Quick Parts för att skapa en e-postmall:

Notera: Microsoft introducerade Quick Parts i Outlook 2007 för att ersätta AutoText som fanns i tidigare versioner.

Steg 1: Starta Microsoft Outlook på din dator.

Steg 2: På menyfliksområdet väljer du Ny e-post för att skapa e-postmeddelandet som ska sparas som en mall.

Steg 3: Markera texten i meddelandet.

Steg 4: Klicka på fliken Infoga och på textgruppen, klicka på rullgardinsmenyn Snabbdelar.

Steg 5: Från alternativen i listan väljer du Spara urval till snabbdelsgalleri för att starta en dialogruta.

Steg 6: I dialogrutan fyller du i relevant information för fälten nedan:

• Namn: Detta är den unika identifieraren för varje post. Quick Parts listar namnen i alfabetisk ordning. Du kommer att tycka att detta är mycket användbart när du har flera poster.
• Galleri: Outlook hjälper dig att spara ditt Quick Parts-innehåll i specifika gallerier. Detta är mycket användbart när du har massor av mallar lagrade.
• Kategori: Du bör hålla dig till Allmänt förutom när du behöver ytterligare gruppering för dina mallar. Kategorier är som undermappar och de tillhör gallerier.
• Beskrivning: Det här är en kommentar som hjälper till att beskriva varje post eller mall. Du ser aldrig detta attribut så du behöver inte bry dig om det.
• Spara i: För att säkerställa att innehållet är tillgängligt för användning i Outlook e-post, använd NormalEmail.dotm. Du kan också isolera dina poster efter mall.
• Alternativ: Det här attributet hjälper till att avgöra hur du infogar varje post.

Steg 7: Klicka på OK för att spara informationen om din nya post. Du kan alltid komma åt den här posten för olika ändamål, inklusive att skapa e-postmeddelanden.

Steg 8: För att använda den nya mallen, gå till den del av e-postmeddelandet där du vill att mallen ska visas.

Steg 9: Välj Quick Parts och klicka på mallen som ska användas.

Notera: Alla objekt som sparats i Quick Parts är endast tillgängliga lokalt på datorn.

Skapa e-postmall med tillägget Mina mallar

Mina mallar är ett tillägg från Microsoft för att underlätta en textinmatning med ett klick. Med den här funktionen kan användare lagra ofta använda fraser och lägga till dem i e-postmeddelanden när det behövs. Den här funktionen är förinstallerad i Outlook; Användare måste dock ha ett e-postkonto med en Microsoft Exchange-server.

Så här använder du tillägget Mina mallar:

Notera: Mina mallar-tillägget är tillgängligt på Microsoft Outlook 2019, 2016 och 2013 samt Microsoft 365.

Steg 1: Starta Microsoft Outlook.

Steg 2: På menyfliksområdet väljer du Ny e-post.

Steg 3: På fliken Meddelanden och i gruppen Mina mallar klickar du på Visa mallar.

Notera: Om tillägget Visa mallar inte är förkonfigurerat på Outlook-bandet, välj Arkiv och hantera tillägg för att installera det.

Steg 4: Klicka på Mall i den nya dialogrutan.

Steg 5: I de tomma textrutorna anger du en rubrik och e-postmeddelandets brödtext.

Steg 6: Klicka på Spara för att säkerställa att mallen är tillgänglig när du behöver den.

Steg 7: Klicka på den nyskapade mallen för att överföra den till brödtexten i e-postmeddelandet.

Notera: Mallar skapade med tillägget Mina mallar lagras i din brevlåda och kan nås var som helst.

Skapa e-postmallar i Gmail

Oavsett om du använder funktionen Snabbdelar eller tillägget Mina mallar kan du enkelt skapa enkla mallar i Microsoft Outlook. Du kan också skapa mallar i andra e-postappar som Gmail med Gorgias.