Hur man effektivt använder Flash Fill i Microsoft Excel

Ah, ja, Microsoft Excel. Det där verktyget som vi älskar att hata och hatar att älska. Om du arbetar i ett jobb där du i onödan måste arbeta med Excel-ark under hela dagen, då känner jag verkligen med dig. Jag hade ett sådant jobb för evigheter sedan och det är bra att luta sig tillbaka nu och titta nonchalant på det.

Om du däremot vill vara mer produktiv när du använder liknande funktioner när du använder Excel, låt mig föreslå att du använder Flash Fill.

Det är som magi

Om du aldrig har använt Flash Fill förut kommer det att kännas som magi för dig. Det fungerar på en enkel princip att identifiera mönster och fylla upp lediga rader med dessa mönster. Låt oss titta på ett exempel.

Delande namn

Låt oss ta en enkel uppgift att separera namn, förnamn och initial för anställda inom Guiding Tech (och Albert Einstein) med hjälp av MS Excel. Kolumn B har för närvarande namn som du normalt hittar i en databas. Kolumner C och framåt är där du bara vill ha ett (eller flera) element i det fullständiga namnet.

Så allt du behöver göra är att först skriva in namnet på den första personen manuellt. Träffa Stiga på och skriv ingenting i nästa cell. Klicka i stället på Fylla menyn och välj sedan Flash Fyll. Och voila, alla andra namn kommer att fylla i sig själva.

Om du inte helt litar på mig, så här är en oredigerad video (konverterad till GIF för enkel visning) för nästa kolumn.

Tangentbordsgenväg

Det finns också en kortkommando för att uppnå samma sak. Med samma ark fyller du i den första cellen manuellt som vi gjorde ovan och trycker Stiga på. Tryck nu på CTRL+E samtidigt och Flash Fill kommer automatiskt att fylla i de tomma cellerna med motsvarande data.

Du bör dock fortsätta att krysskolla om Flash Fill har fyllt i uppgifterna korrekt eller inte. I initialkolumnen såg jag att det inte gjorde det rätt. Men när jag skrev in uppgifterna för de två första namnen (istället för ett) kunde den fylla i resten utan problem. Hej, det är fortfarande mycket tid som sparats.

Vänligen notera: Denna metod fungerar så länge inmatningskolumnen har samma format genomgående. Om det finns någon avvikelse kommer den inte att känna igen mönstret.

Fungerar också med siffror

Innan alla börjar bli rädda, låt mig säga, det fungerar bra med siffror också. Oavsett om det är decimaler med n siffror före eller efter decimalkomma, eller till och med datum som måste delas upp i formatet dd/mm/åå.

En annan video här (konverterad till GIF igen), som visar att jag skrev in den första cellinformationen manuellt och Flash Fyll kunde plocka upp mönstret och fyllde den saknade infon nedan automagiskt.

Undvik komplexa formler

Hela idén att använda Flash Fyll är att undvika komplexa formler i MS Excel. Om du kan tänka dig andra scenarier också, låt oss veta det i våra forum.