Implementera e-signaturer i din ansökan: En startguide

Den digitala tidsåldern vi lever i hände inte bara. Denna digitala vardag har skapats under trycket av många nya skyldigheter och krav, och tanken är bara en – att förenkla och påskynda var och en av processerna för att göra saker mer tillgängliga. Det är därför en stor del av tjänsterna och skyldigheterna kan utföras online. Med det kan du få möjlighet att få alla certifikat och dokument av hög vikt genererade elektroniskt, det vill säga att genereras med en elektronisk signatur.

Revolutionen med att arbeta utan utskrift skyddar inte bara miljön utan gör allt enklare för både kunder och företag. Det finns inte längre behov av överdrivna kontakter, skapa mängder av kunder eller stillestånd på grund av systemkrascher, skrivarfel etc. Idag kan varje företag integrera elektroniska signaturer i sitt arbetssystem och utfärda alla viktiga dokument elektroniskt. Är du redo att integrera elektronisk inloggning i ditt företag? Behöver du en instruktionsguide för nybörjare? Du är på rätt plats, låt oss komma igång!

Vad du behöver veta om elektroniska signaturer

Innan vi går ner till de saker du behöver veta, låt oss gå igenom grunderna först. Elektroniska signaturer är en digital översättning av signaturen, som kan användas för digitala dokument för att verifiera dokumentet som officiellt och godkänt. Det har samma betydelse som att skriva ut dokumentet och signera det, vilket gör hela förfarandet lagligt. Naturligtvis är elektroniska signaturer lagstadgade och tillåtna. Det finns flera typer av signaturer att vara medveten om:

Enkla elektroniska signaturer – detta är en grundläggande typ av signatur som du oftast kan se som ett maskinskrivet namn och efternamn, det vill säga uppladdat som en bild. Naturligtvis har bilden vissa skyddselement som gör själva signaturen verifierad och giltig.

Avancerade elektroniska signaturer – dessa signaturer placeras uteslutande genom ett tidigare säkerhetsförfarande. Alla som signerar innan de genererar signaturen måste gå igenom verifieringsprocessen och få ett engångslösenord via SMS eller e-post som de anger innan signaturen genereras.

Digital signatur – detta är ett säkert alternativ som använder ett bakgrundssäkerhetssystem, genom vilket ett digitalt certifikat genereras för undertecknaren. Med hjälp av detta säkerhetscertifikat verifieras undertecknarens identitet, men det ger också giltighet, officiellitet och bekräftelse på att dokumentet är godkänt och officiellt så att det kan användas.

Fördelar som alla företag kan njuta av med elektroniska signaturer

Under den dagliga verksamheten genererar företag ett stort antal dokument som de skriver ut, och varje tjänsteman skriver under om han håller med om innehållet och syftet med utfärdandet. För att påskynda processen och ge den ett jämnare flöde är det bra att införliva elektroniska signaturer som ger följande fördelar:

Spara tid och påskynda processer – Du behöver inte längre vänta på att dokumentet ska skrivas ut, signeras av dig eller en kollega och sedan skickas. Det finns elektroniska signaturer som finns i flera former, varav en är eSignature API. Spara tid och börja fullfölja dina skyldigheter gentemot kunder lite snabbare och på så sätt öka effektiviteten och det utförda arbetet på rekordtid.

Öka kundnöjdheten – Sparar du kunderna tid kommer det att överraska dem, samtidigt som du får mer förtroende, mer respekt. Du kommer att få lojala kunder som kommer att uppskatta din hänsyn till sin tid och deras engagemang för att säkra ditt elektroniskt utfärdade dokument med en elektronisk signatur.

Kostnadsminskning och större besparingar – Genom att stoppa förberedelse- och utskriftsprocessen kommer du att minska papperskostnaderna, skrivarens tonerkostnader, skrivarunderhåll och kostnaden för elektricitet som används av skrivare. Å andra sidan kommer du att vara effektiv och du kommer att kunna svara på varje dokument som efterfrågas av kunder och kollegor med hjälp av en e-signatur.

Ökad säkerhet och minskad risk för dokumentförfalskning – I dag är det väldigt enkelt att kopiera någons signatur som är placerad på ett papper, och e-signaturer tillåter inte sådant eftersom de är certifierade. Automatiskt, genom att använda e-signaturer på officiella dokument ger du säkerhet till din verksamhet och minskar risken för dokumentförfalskning, eftersom e-signaturer inte tillåter detta.

Du kan förenkla processen att arbeta globalt – Om ditt företag verkar internationellt kommer du att vara betydligt snabbare med att utfärda och skicka dokument om du införlivar e-signaturer. Du behöver inte längre gå igenom komplexa processer, nu behöver du bara skapa dokumentet digitalt, bifoga det till det redan skrivna e-postmeddelandet och skicka det.

Inköps-, implementerings- och testprocess för leverantörer

Innan du påbörjar denna förändring är det viktigast att hitta en leverantör av elektroniska signaturer som är säker för dig. Leverantörer behöver ha en licens för att arbeta med elektroniska signaturer, en portfölj av framgångsrika kunder och företag bakom sig och ett tillräckligt säkert system för godkännanden och certifieringar. Om du har hittat en sådan leverantör är allt du behöver göra att gå igenom följande:

Integrering med API-systemet – Det första steget efter att du har valt din leverantör är att matcha och integrera din leverantörs API-system. Det är viktigt att upprätta en säker anslutning, för att slutföra processen grundligt mellan applikationen du använder och den elektroniska dokumentregistreringsplattformen. Om du avslutar detta snabbt och enkelt följer nästa steg.

Förberedelse och testning av elektroniska signaturer – Nästa steg kräver att du och leverantören förbereder ansökan så att varje viktigt dokument kan undertecknas. Det är en process som bör utföras av den professionella från leverantörens sida för att bereda grunden för att underteckna dokument. När denna del är klar kommer det att finnas en testfas som kan pågå under en tid tills det konstateras att allt är i sin ordning och dokument kan signeras elektroniskt.

Övervakning av processen – Efter att du har gjort det möjligt för din applikation att signera dokument med e-signaturen från leverantören, följer övervakningsfasen av processen. Detta kommer att avgöra om allt är i sin ordning, om vissa förbättringar behövs eller om ditt företag fortfarande är fullt redo att signera dokument med en e-signatur.

Detta är en fantastisk möjlighet som kan ge framsteg och snabbt arbete för många företag, inklusive ditt. Dra nytta av den nya erans möjligheter, öka säkerheten, minska kostnaderna och börja signera elektroniskt med hjälp av en pålitlig leverantör av e-signaturer. Ge ditt företag en digital revolution som gör att det blir mer tillgängligt och närmare nöjda kunder.