Hur man använder Microsoft Spreadsheet Jämför för att analysera Excel-filversioner

Microsoft Excel har en funktion som låter användare spåra ändringar som görs i en arbetsbok. Men när ändringar väl har accepterats i arbetsboken är förändringsspåret förlorat för alltid. Så, vad händer när du behöver återställa eller hänvisa till den tidigare versionen av arbetsboken?

Ett alternativ du kan prova är Microsoft Spreadsheet Compare. Microsoft Spreadsheet Compare gör det enkelt för användare att jämföra två versioner av en Excel-fil. Verktyget belyser sedan skillnaderna mellan de två filerna vilket gör det enkelt att upptäcka ändringar.

Krav för att använda Microsoft Spreadsheet Compare

Du kan komma åt Microsoft Spreadsheet Compare i Microsoft 365, Office Professional Plus 2013, Office Professional Plus 2016 och Office Professional Plus 2019. Verktyget kan nås från programgruppen Microsoft Office Tools.

För att jämförelsen ska fungera är det nödvändigt att ha olika versioner av kalkylarket. Verktyget analyserar sedan filerna och lyfter fram skillnaderna med hjälp av vissa kriterier. Så här fungerar det:

Hur man analyserar två versioner av en arbetsbok med Microsoft Spreadsheet Jämför

För att analysera olika versioner av en arbetsbok måste du importera båda arbetsböckerna i verktyget Jämför kalkylblad. Så här gör du:

Steg 1: Från Start-menyn, sök efter Spreadsheet Compare och starta den.

Steg 2: På fliken Hem, i gruppen Jämför, välj Jämför filer för att starta en dialogruta.

Steg 3: I dialogrutan Jämför filer väljer du filikonen bredvid alternativet Jämför (äldre fil). Välj Excel-filen i Utforskaren och klicka på Öppna.

Steg 4: Välj filikonen bredvid alternativet Till (nyare fil) i dialogrutan Jämför filer. Välj Excel-filen i Utforskaren och klicka på Öppna.

Steg 5: Klicka på OK för att påbörja jämförelseprocessen.

Notera: Om du upptäcker att ordningen på filjämförelsen är blandad kan du klicka på Byt för att ändra placeringen av varje arbetsbok.

Steg 6: Du kan effektivisera vad verktyget Jämför kalkylblad analyserar genom att antingen markera eller avmarkera kryssrutorna längst ner till vänster i verktyget. Funktionen för några av kryssrutorna förklaras nedan:

• Angivna värden: det framhäver en förändring i datainmatningen i arbetsböckerna.
• Beräknade värden: det framhäver skillnaden i de beräknade värdena i arbetsböckerna.
• Formler: det framhäver en förändring i formlerna i arbetsböckerna.
• Namn: det framhäver skillnaden i cellnamn i arbetsböckerna.
• Makron: det framhäver skillnaden i VBA-koden i arbetsböckerna.

En graf i verktygets nedre högra hörn rangordnar de olika typerna av ändringar i arbetsboken. Den här grafen kan användas för att identifiera de förändringar som sker mest i arbetsböckerna.

Hur man exporterar jämförelseresultat från Microsoft Spreadsheet Compare

När du klickar på Ok för att jämföra kalkylblad för att analysera ändringar i dina kalkylblad, markeras identifierade ändringar i olika text- och cellfyllningsfärger. Resultaten av jämförelsen kan antingen användas direkt på verktyget eller exporteras till en annan plattform. Så här gör du:

Exportera jämförelseresultat till Microsoft Excel

Genom att exportera jämförelseresultaten till Microsoft Excel kan du göra ytterligare analys av det. Så här exporterar du det:

Steg 1: På menyfliksområdet i verktyget Jämför kalkylblad, välj Exportera resultat, vilket startar File Explorer.

Steg 2: Välj den plats du vill spara filen och ange ett namn för filen.

Steg 3: Välj Spara.

Jämförelseanalysen bör nu vara tillgänglig på din sparade plats.

Kopiera jämförelseresultat till Urklipp

Om du vill använda jämförelseresultaten på någon annan plattform förutom Microsoft Excel, är kopiering till urklipp det bästa alternativet. Så här gör du:

Steg 1: På menyfliksområdet i verktyget Jämför kalkylblad väljer du Kopiera resultat till urklipp.

Steg 2: Starta en app för att klistra in den kopierade datan.

Steg 3: Välj Ctrl + V på ditt tangentbord för att klistra in.

Begränsningar för kalkylbladsjämförelse

Det handlar om hur du använder Microsoft Spreadsheet Compare för att jämföra olika versioner av en Excel-fil. Verktyget har dock en stor begränsning genom att ändringar som noterats i de jämförda arbetsböckerna inte kan accepteras eller avvisas. Verktyget visar bara excelark sida vid sida och markerar ändringarna för att göra det lättare för användarna att identifiera dem.