De tre bästa sätten att dela text eller data i Microsoft Excel

När du importerar data eller text till Microsoft Excel visas den i ett annat format. Formatet som texten eller data visas i beror på källan till sådan data eller text. Till exempel kunders namn eller anställdas adresser. Som standard visas sådan data som en kontinuerlig sträng i en enda cell.

Om du står inför en sådan situation erbjuder Microsoft Excel olika funktioner som du kan använda för att dela sådan data. I det här inlägget tar vi upp några av de korrigeringar du kan prova.

Använder Flash Fill

Flash Fill-funktionen på Excel gör det möjligt att lägga till ett exempel på hur du vill ha datauppdelning. Så här gör du:

Steg 1: Starta Excel-filen med relevant data.

Steg 2: På Excel-kalkylbladet ger du ett exempel på hur du vill att data eller text delas upp i den första cellen.

Steg 3: Klicka på nästa cell som du vill fyllas i och klicka på Data på menyfliksområdet.

Steg 4: I gruppen Dataverktyg klickar du på Flash Fill och detta bör dela upp data i de återstående cellerna på den valda raden.

Flash Fill har några begränsningar. Till exempel extraherar den inte siffror med decimaler korrekt. Den anger bara siffror efter decimalkomma. Som sådan kan du fortfarande behöva kontrollera att din datauppdelning har gjorts korrekt manuellt.

Använda avgränsningsfunktionen

Avgränsningsfunktionen är en sekvens av tecken för att specificera gränser mellan oberoende och separata regioner i dataströmmar. Du kan också använda den för att separera matematiska uttryck eller vanlig text i Excel. Några exempel på avgränsningsfunktioner i Excel inkluderar komma, snedstreck, blanksteg, bindestreck och kolon.

Så här använder du avgränsningsfunktionen:

Steg 1: Starta Excel-filen med relevant data.

Steg 2: Välj kolumnlistan du behöver dela och klicka på Data i Excel-bandet.

Steg 3: Klicka på Text till kolumner, och detta bör starta en dialogruta märkt Konvertera text till kolumner Wizard.

Steg 4: Markera funktionen Avgränsad från de två tillgängliga alternativen och klicka på Nästa.

Steg 5: På nästa sida i guiden Konvertera text till kolumner, välj den avgränsare du behöver för att dela upp dina data (t.ex. Tab, Mellanslag, etc.) och klicka på Nästa. Om du vill använda en speciell avgränsare, klicka på Annat och ange avgränsaren i följande ruta.

Steg 6: På den sista sidan väljer du formatet för de delade data och önskad destination.

Steg 7: Klicka på Slutför och data ska delas upp i flera celler med den angivna avgränsaren.

Använder Power Query

Power Query gör det möjligt för en Excel-användare att manipulera kolumner till sektioner med hjälp av avgränsare. Stegen nedan visar hur du använder den här metoden för att dela text eller data:

Steg 1: Starta Excel.

Steg 2: Gå till Excel-bandet och klicka på Data.

Steg 3: Klicka på Hämta data.

Steg 4: Välj Från fil från den första rullgardinsmenyn och Från arbetsbok från den andra rullgardinsmenyn och detta bör starta File Explorer.

Steg 5: Klicka på Excel-arbetsboken med relevanta data och klicka på Importera.

Steg 6: Du bör se en navigeringspopup som visar arbetsbladen i din arbetsbok. Välj kalkylbladet med relevant data för att se en förhandsvisning.

Steg 7: Välj Transformera för att visa Power Query Editor.

Steg 8: Inom textgruppen väljer du Dela kolumn och från rullgardinsmenyn väljer du Efter avgränsare.

Steg 9: I dialogrutan Dela kolumn med avgränsare väljer du typen avgränsare och delningspunkten och väljer sedan OK.

Steg 10: På fliken Hem, klicka på Stäng och du kommer att se ett nytt kalkylblad som visar de delade data.

Importera data till Excel

Att dela upp text eller data i Microsoft Excel är mycket viktigt om du märker att du måste rensa dina data manuellt för att passa ditt föredragna analysformat. Förutom bättre presentation vill du också att din data ska vara meningsfull och göra den lätt att använda på andra ställen.

Att använda någon av metoderna ovan bör bidra till att minimera tiden som läggs på datarensning. Ett annat sätt att spara tid och ansträngning på datarensning är genom att korrekt importera data till Excel.