Hur man skapar en e-postgrupp i Outlook

E-post är fortfarande den främsta källan till kommunikation mellan företag, småföretag, konsumenter och marknadsförare. Det finns tillfällen då du behöver skicka samma e-postmeddelande till en grupp människor ofta. Istället för att lägga till kontakter varje gång i skriv e-postmenyn kan du skapa en e-postgrupp i Outlook och bespara dig besväret.

När du har skapat en grupp kan du lägga den i e-postmeddelandet och skicka ett enstaka meddelande till flera personer åt gången. För att vara tydlig är alla termer som kontaktgrupp, kontaktlista, e-postgrupp eller distributionslista desamma. Så, bli inte förvirrad bland dem.

Det är viktigt för varje Outlook-användare när han/hon planerar att skicka ett massmejl till en grupp mottagare, inklusive anställda, kollegor eller vänner. Ett grupp-e-postmeddelande hjälper varje användare att skicka ett enda e-postmeddelande till flera mottagare på en gång snarare än en tråkig kopiera-klistra-aktivitet.

När allt kommer omkring förlitar sig nästan 400 miljoner e-postanvändare aktivt på Outlook som sitt primära e-postmedium och möter detta problem mycket ofta. Det här inlägget visar dig hur du skapar en grupp-e-post i Outlook med standardmetoden. Låt oss börja.

Vad är en e-postgrupp

En e-postgrupp (kontaktgrupp) är en samling e-post-ID:n för att skicka e-postmeddelanden ofta. När en administratör skickar ett e-postmeddelande till en e-postgrupp får alla kontakter i den gruppetiketten samma e-post.

Det liknar WhatsApp Broadcast, där en administratör skickar ett meddelande till sändningslistan och alla i gruppen får meddelandet.

Använd Outlook-kontakter för att skapa en e-postgrupp

I exemplet nedan kommer vi att använda Outlook-webben för att skapa en kontaktgrupp. Tricket kommer att fungera på alla plattformar som Chrome OS, Windows, Mac och till och med Linux.

Här är en steg-för-steg-guide om hur du skapar en Outlook-grupp för att skicka massmejl.

Steg 1: Öppna Outlook på webben och logga in med hjälp av Microsoft-kontouppgifter.

Steg 2: Outlook webben samlar in små appar som Outlook-kalender, Outlook-kontakter, Microsoft To-Do och Sticky Notes. Klicka på ikonen Outlook-kontakter.

Steg 3: Följande skärm kommer att visa alla Outlook-kontakter som du har lagrat i Outlook.

Steg 4: Håll muspekaren över kontakten du vill lägga till i e-postlistan och klicka sedan på kryssrutan för att välja den. Upprepa för varje kontakt du vill lägga till på listan.

Steg 5: Se till att varje kontakt du lägger till har en e-postadress kopplad till sig. Annars visas de inte i etiketten när du skickar e-post till dem senare.

Steg 6: När du har valt varje kontakt klickar du på Lägg till i listan och väljer sedan Ny kontaktlista.

Steg 7: Ge listan ett relevant namn och tryck på Enter.

Du kan skapa så många etiketter du vill i Outlook. Glöm inte att ge dem ett relevant namn som familj, kontor, företag, kunder och mer.

Skicka ett e-postmeddelande med e-postgrupp i Outlook

Nu när du har skapat en lista med Outlook är det dags att skicka e-postmeddelandet med Outlook. Följ stegen till kontaktlistan i Outlook.

Steg 1: Öppna Outlook på webben.

Steg 2: Tryck på knappen Skriv i det övre vänstra hörnet.

Steg 3: Från fönstret New Mail, börja skriva namnet du gav kontaktlistan och klicka sedan på förslaget när det visas under textfältet.

Steg 4: När du har valt kontaktlistan fyller du i e-postmeddelandet och klickar sedan på knappen Skicka för att skicka det till alla i grupplistan.

Till skillnad från Gmail visar inte Outlook webb de tillagda e-postadresserna i menyn Skriv e-post. Det visar helt enkelt kontaktgruppens namn. Det är en bummer eftersom du kan behöva dubbelkolla kontaktnamn och e-post-ID:n innan du trycker på knappen Skicka.

Redigera en e-postgrupp i Outlook

Om du nyligen har utökat din familjegrupp eller kontorsgrupp med nya medlemmar, vill du lägga till dem i Outlook-kontaktgruppen. Gå igenom stegen under redigera e-postgruppen.

Steg 1: Öppna Outlook Contact på webben.

Steg 2: Välj Alla kontaktlistor från hamburgermenyn.

Steg 3: Välj kontaktlistan som du vill redigera.

Steg 4: Klicka på knappen Redigera i kontaktlistan.

Steg 5: Här kan du antingen skriva in kontaktens namn eller e-postadress för att lägga till honom/henne i e-postkontaktgruppen.

Steg 6: Om du vill ta bort en befintlig kontakt, tryck på x-märket bredvid den.

Proffstips: Om du vill ha mindre förvirring bland de skapade grupperna, lägg till en beskrivning för e-postgruppen.

Outlook-gruppbegränsningar

Innan du går vidare och börjar skapa Outlook-e-postgrupper måste du förstå några av denna metods begränsningar.

• Även om du enkelt kan skicka gruppmail i Outlook, är det en manuell och tidskrävande process att skapa en e-postgrupp. Dessutom måste du se till att du har lagt till e-post-ID:n för varje kontakt som du tänker lägga till i den gruppen.
• E-postuppföljningar är svåra. Låt oss säga att du har skickat ett e-postmeddelande till en grupp människor. Några av dem svarade medan andra inte gjorde det. Du måste göra ett utkast till en individuell e-postuppföljning för varje e-postadress och skicka flera e-postmeddelanden manuellt.
• En Outlook-grupp saknar anpassning. Du kan inte anpassa dina grupp-e-postmeddelanden för enskilda mottagare. Kom ihåg att du skriver ett e-postmeddelande för en grupp och inte för en enda person. Ett generiskt e-postmeddelande kommer inte att göra ett bra intryck jämfört med ett detaljerat och skräddarsytt.

Skicka ett massmail på språng

E-postgrupper kan vara en välsignelse för någon som hanterar samma e-post till en grupp människor. Det är ett måste-tillskott för små och medelstora företag också. På en individuell nivå gör det e-postprocessen sämre och sparar resurser och tid för dig.

Nästa upp: Vet du att användare automatiskt kan radera irrelevanta e-postmeddelanden i Outlook? Läs inlägget nedan för att lära dig hur du ställer in regler för automatisk radering i Microsoft Outlook.