Gmail Mute vs Snooze vs Archive: Vad är skillnaden?

De dagar då en person skulle få ett eller två e-postmeddelanden om dagen är förbi. Kommer du ihåg spänningen? Ah! De dagarna. Men nu fortsätter vårt konto att surra med nya e-postmeddelanden regelbundet. Medan vissa är viktiga, är andra (de flesta) reklam och spam.

Men om du har ett Gmail-konto har Google gjort det enkelt för dig att separera de två. Gmail har dessutom fantastiska funktioner för alla användare – från vanliga användare till avancerade användare. Men de ofta förvirrande är Mute, Archive och Snooze.

Alla de tre funktionerna är intressanta och låter lika men fyller väldigt olika roller. I det här inlägget kommer vi att dyka djupt in i dessa tre funktioner och förstå de primära skillnaderna mellan dem.

Arkiv

I likhet med Instagrams arkivfunktion döljer Arkiv i Gmail även dina e-postmeddelanden. Med andra ord, rensar din inkorg utan att faktiskt radera meddelanden.

Vad händer när du arkiverar

När du arkiverar ett e-postmeddelande tar Gmail bort det från din inkorg men det raderas inte. Istället lagrar Gmail det på en separat plats som inte är lätt synlig från inkorgen och etiketter. Du kan avarkivera dessa e-postmeddelanden när som helst.

Men när ett nytt meddelande kommer in i en arkiverad tråd kommer tråden att arkiveras automatiskt. De nya e-postmeddelandena visas vanligtvis i din inkorg.

Synlighet

Även om de arkiverade e-postmeddelandena försvinner från din inkorgsvy, finns det ingen dedikerad sektion för dem. Gmail staplar dem under etiketten All Mail. Du hittar alla mejl här inklusive de arkiverade. Du måste leta efter det arkiverade e-postmeddelandet manuellt.

Etiketten All Mail är tillgänglig från den vänstra panelen under alternativet Mer på webbplatsen.

På mobilapparna hittar du den i navigeringslådan.

När du ska använda

Du kan använda alternativet Arkiv på många sätt. Om du till exempel vill rensa din inkorg men samtidigt inte vill radera e-postmeddelandet kan arkivfunktionen vara till nytta. På samma sätt, om du ska dölja e-postmeddelanden tillfälligt, kan du arkivera dem istället.

Hur man arkiverar

Öppna e-postmeddelandet i mobilapparna och tryck på Arkiv-ikonen.

På webbplatsen väljer du e-postmeddelandet och klickar på alternativet Arkiv i den övre raden.

Avarkivera e-postmeddelanden

För att avarkivera ett e-postmeddelande, gå till etiketten Alla e-postmeddelanden och leta upp det arkiverade e-postmeddelandet. Alternativt kan du söka efter det arkiverade e-postmeddelandet med dess namn eller ämne.

När du har hittat den öppnar du den och trycker/klickar på alternativet Flytta till inkorgen.

Stum

Tyst är en av de äldsta Gmail-funktionerna. Det är ett subtilt sätt att tysta meddelanden utan att låta avsändaren veta det.

Vad händer när du tystar

När du tystar en konversation kommer du inte att se några nya e-postmeddelanden från den tråden i din inkorg. Även om du fortfarande kommer att få e-postmeddelanden kommer de att arkiveras automatiskt och du kommer inte att få några aviseringar om det.

Det betyder att även om du får nya e-postmeddelanden eller svar i den tysta tråden, kommer det inte att visas i din inkorg. Så är inte som Arkiv-funktionen, där tråden dyker upp igen i inkorgen när det kommer ett nytt e-postmeddelande.

Synlighet

Om du stänger av en e-posttråd försvinner den från din inkorg helt och hållet. I likhet med arkivet finns det ingen dedikerad sektion för det. De avstängda e-postmeddelandena sparas i etiketten Alla e-postmeddelanden.

När ska du använda tyst

Anta att du är en del av en e-posttråd vars svar inte längre är viktiga men du fortsätter att få aviseringar. För att undvika sådana aviseringar kan du stänga av konversationen. Om du blockerar avsändarna kommer du inte att få något annat mejl från dem alls. Därför är tyst är ett lämpligt alternativ i sådana situationer. Blockering är ett extremt steg.

Hur man tystar

På mobilapparna trycker du och håller ned för att välja e-postmeddelandet som du vill stänga av. Från ikonen med tre punkter i det övre högra hörnet, välj Ljud av.

På webbplatsen väljer du e-postmeddelandet och klickar på ikonen med tre punkter. Välj sedan Ljud av.

Slå på ljudet för e-postmeddelanden

Eftersom det inte finns någon dedikerad sektion för dämpade e-postmeddelanden måste du leta efter dem manuellt. För att göra det, sök efter is:muted i Gmail-sökningen. Du hittar alla dina tystade e-postmeddelanden här.

Öppna e-postmeddelandet som du vill stänga av ljudet. Flytta sedan tillbaka den till inkorgen med alternativet Flytta till inkorg.

Snooze

Snooze är en ny funktion som introduceras av Gmail. Precis som du snooze ett alarm, kan du snooze dina e-postmeddelanden också.

Vad händer när du snoozar

När du snoozar ett e-postmeddelande kommer det att dyka upp igen senare efter den angivna tiden. Gmail kommer att meddela dig om det som alla andra e-postmeddelanden. Du kan snooze både lästa och olästa e-postmeddelanden.

Synlighet

Uppskjutna e-postmeddelanden tas tillfälligt bort från din primära inkorg och lagras under etiketten Uppskjuten. Tack och lov har den en speciell plats i Gmail.

Du kan komma åt den under navigeringslådan i mobilapparna och från vänstermenyn när det gäller webbplatsen.

När ska man använda?

Vår inkorg är vanligtvis upptagen med e-postmeddelanden som kommer här och där. Bland de slumpmässiga mejlen är bara några viktiga. När sådana viktiga e-postmeddelanden kommer, kan vi vara upptagna, eller så behöver e-postmeddelandet åtgärdas i framtiden. Vanligtvis skulle vi antingen flytta den till någon etikett eller behålla den där med tanke på att vi kommer ihåg den.

Men de flesta gånger glömmer vi sådana e-postmeddelanden. Det är där Snooze hjälper. Du kan snooze ett e-postmeddelande så att Gmail meddela dig igen vid rätt tidpunkt. Du kan snooze det i dagar eller till och med veckor.

Hur man snoozar ett e-postmeddelande

Tryck och håll ned e-postmeddelandet som du vill snooze i mobilapparna. När du har valt e-postmeddelandet trycker du på ikonen med tre punkter i det övre högra hörnet och väljer Snooze. Välj sedan vilken tid du vill snooze posten för.

Välj e-postmeddelandet som du vill snooze och klicka sedan på ikonen Snooze i den övre raden på webbplatsen. Välj datum och tid enligt dina behov.

Ta bort snooze

För att inaktivera snooze, gå till etiketten Snoozad och öppna e-postmeddelandet. Tryck/klicka sedan på Unsnooze.

Vad är skillnaden

De tre funktionerna har helt olika funktioner. Medan arkiv används för att rensa inkorgen, är tyst för att undvika distraktion från slumpmässiga e-posttrådar. Snooze, å andra sidan, påminner oss om e-postmeddelanden vid ett senare tillfälle.

Använd dessa coola funktioner vid lämplig tidpunkt och se din produktivitet växa.