Hur man skapar e-postmallar i Gmail och Outlook

Mina senaste månader med Microsoft Outlook och Lotus Notes har varit ganska intressanta. Jag var aldrig ett fan av stationära e-postklienter, men när jag började använda dessa appar kunde jag aldrig gå tillbaka. En av de mest användbara funktionerna som dessa klienter tillhandahåller är möjligheten att skapa e-postmallar, även kända som brevpapper, som kan skicka dagliga e-postmeddelanden där det mesta av e-posttexten är lika för snabb. Oavsett om det är en daglig rapport eller bara ett bekräftelsemail, kan en färdig mall spara mycket tid.

Jag har sett människor leta igenom mappen Skickat efter ett e-postmeddelande och sedan vidarebefordra det efter att ha redigerat. Praktiskt sett fungerar detta bättre än att komponera om hela e-postmeddelandet från minnet, men att ändra ämnesraden och redigera adressen kan ta lite tid.

Dessutom ökar risken för fel när manuellt arbete är inblandat. Så för att göra saker bättre föreslår jag att du använder ett tillägg för Chrome som heter Gorgias e-postmallar som kan hjälpa dig att skapa och använda e-postmallar på Gmail, Yahoo, Outlook och andra populära e-postklienter.

Komma igång med Gorgias

När du har installerat tillägget klickar du på ikonen i tilläggsfältet för att öppna konfigurationssidan.

Gorgias kommer med 4 standardmallar för att ge dig en grundläggande uppfattning om vad du kan göra med tillägget. För att skapa en ny mall, klicka på Ny mall knappen och börja med att ge den ett namn. Därefter kan du börja skriva brödtexten i e-postmeddelandet i Mallinnehåll fält. Om du vill lägga till ämnesfältet även i mallen, klicka på konfigureringsfälten och markera Ämnesalternativ.

Funktioner i Gorgias e-postmallar

Den verkliga kraften i tillägget ligger i möjligheten att använda variabler medan du fyller mallen. Anta att du behöver fylla i personens namn automatiskt. Klicka i så fall på Infoga variabel och välj Till: Förnamn alternativ. När du infogar mallen kommer tillägget att automatiskt fylla i dessa variabelnamn från kontaktuppgifterna i e-postmeddelandet och göra det lättare att skapa liknande e-postmeddelanden för olika kontakter.

En annan intressant funktion är Text Genväg och med detta speciella alternativ kan du utlösa färdigställandet av en mall genom att använda tabbtangenten.

När du har skapat några mallar är det dags att infoga en i ett e-postmeddelande. Öppna Gmails skrivfönster och du kommer att märka en Gorgias-knapp på höger sida. Tillägget kommer att lista alla mallar du har sparat och ett enda klick kommer att infoga dem i e-postmeddelandet. Du kan också använda textgenvägen och trycka på tabbknappen för att underlätta.

Coolt tips: Vidarebefordra ett skickat e-postmeddelande och högerklicka på skrivfönstret för att skapa en mall från befintliga e-postmeddelanden. Är inte detta coolt?

Den kostnadsfria versionen av tillägget begränsar mallarna till en enda enhet och det finns inget alternativ att synkronisera mallarna med ett onlinekonto.

Så om du har två eller flera enheter du arbetar på måste du skapa mallar individuellt på varje system om du inte köper den betalda appen. Du lever också med risken att förlora data om du avinstallerar Chrome eller tillägget eller installerar om Windows. Men för $4,99 i månaden kan du få synkroniseringsfunktionen med teammalldelning.

Slutsats

Gorgias är en fantastisk app om du arbetar med liknande typ av e-postmeddelanden dagligen. Jag har redan gett den fem stjärnor i Chrome Webstore. Jag har också kontaktat utvecklarna för att lägga till några ytterligare variabler i mallarna som tid och datum. Prova det idag och dela dina åsikter med oss.