Behöver du skapa ett massutskick eller massutskick? I Microsoft Word kan du ställa in en sammankoppling som infogar dina mottagare och deras uppgifter automatiskt.
Du har två sätt att skapa en sammanslagning i Microsoft Word. Du kan använda Mail Merge Wizard, vilket är bra om du aldrig har ställt in en tidigare, eller fliken Utskick, som kan ta lite längre tid men tillåter ytterligare alternativ.
Använd guiden Koppla dokument i Word
Som nämnts är Mail Merge Wizard ett bra sätt att gå om du inte är bekant med processen eftersom verktyget leder dig genom varje steg. Det är viktigt att notera att det här alternativet inte är tillgängligt i Word på Mac. Men på MacOS kan du använda fliken Utskick som beskrivs nedan.
Steg 1: Öppna Word och gå till Utskick flik.
Steg 2: Välj Starta sammanfogning meny och val Steg-för-steg-guiden för sammanfogning av brev.
Moyens I/O
Steg 3: När panelen Koppla dokument visas väljer du dokumenttypen högst upp. Du kommer förmodligen att välja Bokstäver eller E-postmeddelanden men du kommer att se att du kan skapa kuvert, etiketter eller en katalog.
Klick Nästa nederst.
Moyens I/O
Steg 4: Välj om du vill använda det aktuella dokumentet, en mall eller ett befintligt dokument. Följ sedan uppmaningen för det alternativ du väljer. För vårt exempel använder vi det aktuella dokumentet.
Klick Nästa.
Moyens I/O
Steg 5: Välj mottagarna från följande:
- Använd en befintlig lista: Välj Bläddra nedan för att hitta filen. Om du har använt en tidigare lista kommer du att se Välj en annan lista och Redigera mottagarlista.
- Välj bland Outlook-kontakter: Välj Välj Kontaktmapp under för att öppna kontakten.
- Skriv en ny lista: Välj Skapa nedan för att ange mottagarna.
Klick Nästa.
Moyens I/O
Steg 6: Om du inte redan har gjort det, skriv ditt meddelande.
Använd blocken i sidofältet för att lägga till dem i ditt brev eller e-postmeddelande. Placera markören där du vill ha ett fält och välj det sedan.
Moyens I/O
Steg 7: När du väljer varje fält kommer du att se ett popup-meddelande med formateringsalternativ.
Moyens I/O
Steg 8: När du har lagt till fälten kommer de att visas i ditt dokument inom vinkelparenteser.
Klick Nästa.
Moyens I/O
Steg 9: Nu kan du förhandsgranska varje meddelande. Använd pilarna längst upp i sidofältet för att gå igenom var och en. Du kan också använda Uteslut denna mottagare knappen om det behövs.
Klick Nästa.
Moyens I/O
Steg 10: Detta slutför guiden Koppla dokument. Beroende på om du valde Brev eller E-postmeddelanden i det första steget, har du sedan alternativ att skriva ut eller redigera de enskilda breven eller e-posta meddelandena.
Moyens I/O
Använd fliken Utskick i Word
Ett annat sätt att skapa en sammanslagning i Word är att använda verktygen på fliken Utskick. Med den här metoden väljer du mottagarna och lägger till fälten i ditt brev eller e-postmeddelande som med guiden. Men du har några extra alternativ för att ställa in regler, matcha fält och leta efter fel.
Steg 1: Öppna Word och lägg till ditt meddelandeinnehåll.
Steg 2: Gå till Utskick fliken, öppna Starta sammanfogning meny och välj Bokstäver eller E-postmeddelanden. Observera att du kan välja kuvert, etiketter eller en katalog här också.
Moyens I/O
Steg 3: Öppna Välj Mottagare meny och välj bland följande:
- Skriv en ny lista: Öppnar en Ny adresslista för att ange mottagarna.
- Använd en befintlig lista: Öppnar en Bläddra fönster för att hitta filen.
- Välj bland Outlook-kontakter: Öppnar en Kontakta lista.
När du har valt dina mottagare kan du använda Redigera mottagarlista att göra ändringar vid behov.
Moyens I/O
Steg 4: Du kommer sedan att infoga de fält du vill använda för att hämta mottagarens uppgifter. Du kan använda standarden Adressblock och Hälsning Line för att välja format och infoga dessa fält.
Moyens I/O
Steg 5: Du kan också använda Infoga sammanslagningsfält menyn för att lägga till mer information om du vill. Detta låter dig infoga information som land, region, hemtelefon eller jobbtelefon. Tillsammans med grundläggande fält läser Word mottagarfilen du använder för att visa ytterligare fält som du kan välja.
Till exempel, om du har ett fält för ”Produkt” i din fil som innehåller varan som en kund köpte, bör du se Produkt som ett tillgängligt alternativ i menyn Infoga sammanfogningsfält.
Moyens I/O
Steg 6: Om du vill ställa in Reglerkan du välja den knappen nästa. Detta ger dig ett sätt att hantera dessa enstaka situationer när du skapar sammanslagningen.
Som ett exempel kan du hoppa över en mottagare om ett fält saknas i deras post.
Moyens I/O
Steg 7: Kanske matchar din mottagarlista inte perfekt med kopplingsfälten. Du kan använda Matcha fält möjlighet att fixa det. Du kommer att se en lista över fälten med rullgardinsrutor till höger där du kan välja vad du vill använda.
Om du till exempel infogar smeknamn och en mottagare inte har ett i sin post, kan du välja att använda Förnamn.
Moyens I/O
Steg 8: En annan bra funktion på fliken Utskick är möjligheten att Kontrollera efter fel. Välj den knappen så ser du tre alternativ.
Du kan simulera sammanslagningen och ta emot resultat i ett nytt dokument, slutföra sammanslagningen och pausa när fel hittas, eller slutföra sammanslagningen utan att pausa och rapportera fel i ett nytt dokument.
Moyens I/O
Steg 9: När som helst kan du förhandsgranska utskicket precis som med guiden. Välja Förhandsgranska resultat och använd sedan pilar till höger för att gå igenom varje post.
Det är viktigt att notera att du inte kan ändra enskilda bokstäver i förhandsgranskningen; du kan dock göra detta i nästa steg genom att välja Redigera enskilda dokument.
Moyens I/O
Steg 10: När du är klar öppnar du Finish & Merge meny. Beroende på vilken dokumenttyp du använder kommer du att se alternativ för att redigera de enskilda dokumenten, skriva ut meddelanden eller skicka e-postmeddelanden.
Moyens I/O
Vanliga frågor
Hur man sammanfogar brev från Excel till Word för bokstäver?
Eftersom du kan använda en befintlig lista med båda kopplingsverktygen i Word kan du helt enkelt välja Excel-filen. Skapa ditt Excel-ark med alla detaljer för mottagarna och spara det. Börja sammankopplingsprocessen i Word, välj att använda en befintlig lista för mottagarna, bläddra sedan efter och välj Excel-filen.
Hur formaterar jag ett kopplingsfält?
Du kan formatera fälten när du lägger till dem i ditt dokument för sammankoppling av dokument. Men du kan också ändra formatet efter att du har lagt till dem. Högerklicka på fältet du vill formatera om och välj Redigera [Field name]. Du kommer då att se ett popup-fönster med formateringsalternativen.
Hur anpassar jag en sammanslagning?
Avsikten med en sammankoppling är att anpassa kommunikationen med hjälp av fälten som är variabler som drar in mottagarens detaljer. Du kan ställa in fält för saker som befattning, chef, anställningsår, certifieringar och så vidare. Var noga med att ange dessa uppgifter i mottagarnas register med dessa fältnamn och lägg sedan till motsvarande fält i meddelandet där du vill ha dem.
Stöd vårt arbete ❤️
Om du gillade den här artikeln, överväg att lämna dricks för att hjälpa oss fortsätta publicera bra innehåll.
