Doo för Mac-recension: kraftfull metod för dokumenthantering

Dokumenthantering fortsätter att vara en av de heliga gralerna i den moderna teknikvärlden, och varje större teknikföretag verkar ha en annan lösning för det. Apples

iCloud

, med sitt enkla men otillgängliga tillvägagångssätt avstår helt filstrukturen. Sen har vi Google med

Google Drive

och dess ”dela med alla” tillvägagångssätt som i sin tur är mycket lik

Dropbox’s

en annan extremt populär plattform för att dela filer och dokument över webben och olika datorer.

Som en konsekvens av att vi har alla dessa tjänster har vi troligtvis alla dokument spridda över dem alla, vilket kan göra att hitta och organisera dem ganska jobbigt. Lägg till det faktum att de flesta av oss fortfarande bär på fysiska dokument som vi också kämpar med att organisera, så har du det perfekta receptet för kontorskaos.

För att lösa detta startade Doo.net för några månader sedan ett projekt som de äntligen har börjat rulla ut i form av inbyggda appar för Mac, Windows 8 och mobila enheter (de kommer snart).

Appen kallas helt enkelt DOO och ger ett ganska unikt tillvägagångssätt för hur vi organiserar dokument, med hjälp av en rad smarta verktyg och algoritmer för att få ordning på inte bara digitala dokument utan även fysiska.

Idén bakom DOO

På Mac kan den kostnadsfria appen laddas ner från Mac App Store. När det är installerat kommer DOO att be dig skapa en mapp för appen, där den kommer att centralisera allt ditt innehåll.

Det är i nästa steg som vi får se appens smarta tillvägagångssätt för dokumenthantering: Istället för att bara försöka vara en annan dokumentsynkroniseringstjänst ansluter DOO till dina befintliga och drar data som finns i var och en utan att krångla med sin egen organisation och /eller struktur.

Tjänster som stöds inkluderar Dropbox, Google Drive, dina lokala mappar och till och med dina e-postkonton, varav alla dokument bifogas till dina e-postmeddelanden.

Hur DOO fungerar

När dina mappar och konton har länkats till appen börjar den läsa dem och indexera dem. Det är här några av DOO:s mest innovativa verktyg kommer in i bilden: Appen använder en rad smarta algoritmer för att identifiera all relevant information i dina dokument och använda den för att klassificera dem.

Notera: DOO använder OCR (Optical Character Recognition) för att extrahera den viktigaste informationen från dina skannade fysiska dokument, vilket gör dem lätta att klassificera och hitta också.

Naturligtvis skulle den här appen inte vara användbar alls om du inte kunde hitta det dokument du letar efter. Tack och lov, när den väl har indexerats, är DOO:s sökfunktion omedelbar och extremt exakt. Resultaten visas precis när du skriver och kan filtreras av taggar.

Dessutom kan du använda appens tidslinjesökningsfunktion, som hjälper dig att begränsa din sökning efter datum.

Resten av appen fungerar som förväntat, så att du kan sortera dokument på vilket sätt du vill, oavsett om det är genom att synkronisera tjänst, efter typ, efter arbetsyta och mer.

DOO erbjuder också sin helt valfria molntjänst (konto krävs), som kan lagra alla dina dokument på företagets egna molnservrar, vilket gör dem tillgängliga på alla andra enheter där du har applikationen installerad.

Liksom de flesta tjänster som den fungerar med, erbjuder DOO också en gratistjänst med en rad uppgraderingsalternativ. Dessa är inte tillgängliga ännu, men deras prissättning verkar rimlig.

Slutsats

Även om jag hade en del tvivel i början, slutade jag med att gilla DOO och vad den försöker uppnå. Allomfattande lösningar tenderar att bli en enda röra eller alltför komplicerade, men i det här fallet har utvecklarna av DOO skapat en app som är enkel och lätt att använda och perfekt utnyttjar den kraftfulla tjänsten som ligger bakom den. Jag måste fortfarande se hur det går när det är fullt tillgängligt på alla enheter, men än så länge ser det ut som att det kommer att hålla vad det lovar.